Faktura ustrukturyzowana – jak się przygotować do wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur 2.0 - warsztatowo

Cel szkolenia, wymagania wstępne i organizacja procesu dydaktycznego:
Celem szkolenia jest poszerzenie kwalifikacji zawodowych w zagadnieniach objętych tematyką szkolenia. Słuchaczami szkolenia mogą być osoby posiadające co najmniej wykształcenie średnie, uznające potrzebę ustawicznego doskonalenia zawodowego przez cały okres pracy zawodowej oraz rozumiejące istotę i znaczenie przestrzegania norm i zasad etycznych w pracy.

Szkolenie odbędzie się za pośrednictwem Internetu przy użyciu portalu clickmeeting.pl

Minimalne wymagania dotyczące sprzętu dla uczestników webinarium:

• Procesor dwurdzeniowy 2GHz
• 2 GB pamięci RAM
• System operacyjny Windows 8 (zalecany Windows 10), Mac OS wersja 10.13 (zalecana najnowsza wersja), Linux, ChromeOS
• Aktualna wersja jednej z wybranych przeglądarek: Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Edge, Opera.
• Połączenie internetowe o prędkości nie mniejszej niż: 2048 kbps (2 Mbps). Prędkość połączenia można zweryfikować pod adresem: https://www.speedtest.pl/ 

Terminy zajęć:
08.01.2026 r.
09.01.2026 r. 

Treści kształcenia: 

Nowelizacja na ostatnią chwilę czyli cztery nowe rozporządzenia wykonawcze.

Rok 2026 będzie przełomowy dla podatników VAT – w tym roku właśnie zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur 2.0. Należy zauważyć, że od 30 września 2025 r. można testować interfejs programistyczny (API) z KSeF 2.0 (czyli udostępnionej do użytkowania od 1 lutego 2026 r.) w sposób otwarty przez wszystkich integratorów i duże firmy.

Natomiast od listopada 2025 r. udostępniono testową wersję Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, by wszyscy przedsiębiorcy mogli poznać rozwiązania i funkcjonalności systemu, choć nadal nie jest to wersja ostateczna.

Firmy powinny należycie przygotować się do wdrożenia systemu, poznania jego technicznych funkcjonalności, opracowania i przyjęcia planu działania.

Podczas proponowanego szkolenia zostaną przekazane informacje dotyczące:

• Zasad funkcjonowania nowego sposobu fakturowania,
• Sporządzania, wysyłania oraz odbierania faktur w KSeF.
• Aspektów technicznych i organizacyjnych związanych z funkcjonowaniem KSeF, w szczególności rodzajów i zakresu uprawnień związanych z korzystaniem z systemu.
• Wprowadzenia procedur koniecznych do prawidłowego wdrożenia systemu w instytucji.
• Nowych rozporządzeń wykonawczych.

Cele i korzyści

Zapoznanie z tematyką faktur ustrukturyzowanych

Omówienie nowego systemu Krajowego Systemu e- Faktur 2,0 i poznanie planowanych, istotnych zmian w zakresie jego użytkowania. Wyjaśnienie, czym jest KSeF i faktura ustrukturyzowana oraz wskazanie, jak działa. Szkolenie podzielone jest na części bardziej teoretyczne i praktyczne

Zwrócenie uwagi, co zrobić, by właściwie przygotować się do implementacji systemu w firmie i wdrożyć w jego obsługę pracowników odpowiedzialnych za realizację tego zadania.

Nabycie umiejętności dotyczących wypracowania właściwych, niezbędnych rozwiązań w zakresie przystąpienia firmy do KSeF.

Omówienie zmian w ustawie o VAT, wdrażających fakturę ustrukturyzowaną jako obowiązkową w roku 2026.

Analiza kwestii technicznych i praktycznych dotyczących struktury Schemy 3, podstawowych formatów i części faktury wraz z ich objaśnieniem – wskazanie na konkretnych przykładach.

Jak poprawnie archiwizować fakturę?

Czy grożą nam sankcję za nieprawidłowo wystawioną fakturę?

W drugiej części szkolenia omówiona zostanie szczegółowo najnowszy wariant schemy FA(3) przedstawiającej treść e-Faktury. W tej części wykładowca omówi w szczególności, w jaki sposób firmy przeprowadzają wdrożenia KSeF. oraz wystawiają, odbierają i weryfikują e-Faktury. Zostaną przekazane praktyczne wskazówki dotyczące obiegu faktur w firmie oraz nadawanie uprawnień dla podmiotów trzecich (np. biur rachunkowych).

Wskazane zostaną zasady generowania faktur z załącznikami oraz rodzaje i zasady generowania kodów QR.

Część I. Krajowy System e Faktur – stan prawny na 1 stycznia 2026 r. aktualizowany w miarę nowelizacji przepisów i Krajowy System e Faktur 2.0 aktualizowany w miarę nowelizacji przepisów. Jakie zmiany przed nami?

1. Co to jest faktura ustrukturyzowana, Krajowy System e-Faktur (KSeF) oraz Platforma Elektronicznego Fakturowania. Rozwiązania wprowadzone przez Ministerstwo Finansów
2. Podatnik VAT czynny – jak i od kiedy korzysta z KSeF?
3. Podatnik VAT zwolniony – jak i od kiedy korzysta z KSeF? Najmniejsze firmy a KSeF.
4. Zasady działania Krajowego Systemu e Faktur.

- jak działa system online i offline 24

5. Etapy wdrożenia KSeF w firmie: co należy ustalić, jak i kto powinien szykować się do zmian.

- audyt oprogramowania i mapowanie faktury

- wypracowanie schematu obiegu dokumentów i dostosowanie rodzajów uprawnień

- w czym systemy księgowe mogą zastąpić księgową

6. Jak wykorzystać system testowy?
7. Kto może korzystać z KSeF w podmiotach gospodarczych:

- rodzaje uprawnień u sprzedawcy i sposoby ich pozyskania

- struktura uprawnień w JST i jednostkach powiązanych

- rodzaje uprawnień u nabywcy i sposoby ich pozyskania

- uprawnienia dla osób i podmiotów trzecich – kto w imieniu podatnika może obsługiwać system KSeF, jak nadawać uprawnienia.

- uprawnienia zawężone – jak w firmie wykorzystać ID wewnętrzne

- jak się uwierzytelniać w systemie KSef

- co to jest token, jak go uzyskać, jakie ma funkcje i jak działa.

- co to jest certyfikat autoryzacyjny – jakie zmiany zapowiada Ministerstwo Finansów

8. Jakie faktury są w obiegu po 1 stycznia 2025 r. Jakie będą po wprowadzeniu obowiązkowego KSEF. Co z paragonami z NIP nabywcy, fakturami wystawianymi przez kasy rejestrujące, fakturami dla klientów indywidualnych?

Część II Omówienie schemy FA(2) i FA(3) Jaka jest treść e-Faktury? Czym różnią się faktura elektroniczna od ustrukturyzowanej

1. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług dotyczące zasad wystawiania faktur a schema FA (3)

- nagłówek e-Faktury.

- dane sprzedawcy, nabywcy.

- podmiot trzeci na fakturze. Co to jest rola?

- nowe wymogi dla daty sprzedaży.

- pola obligatoryjne/opcjonalne/ fakultatywne.

- gdzie umieścić dane dodatkowe dla swoich faktur?

2. Rodzaje faktur przewidzianych w schemie FA (3) – jak je wystawić?

- standardowa faktura,

- faktura korygująca

- faktura uproszczona,,

- faktura z węższym zakresem danych (np. bilety spełniające funkcję faktury),

- faktury z kas fiskalnych,

- faktura do paragonu,

- faktura zaliczkowa, kiedy faktura  „ZAL” a kiedy „ROZ”.

- faktura rozliczeniowa

- refaktura,

- faktura VAT RR,

- faktury wystawiane dla konsumentów,

1. Jakich praktycznych rozwiązań nie ma w KSeF ?

- noty korygujące;

- załączniki do faktur ??;

- anulowanie faktury;

- faktury pro-forma.

1. Węzły: „Rozliczenie”, „Płatność”,  „Warunki Transakcji”.
2. Stopka e-Faktury.

Część III Obieg dokumentów w firmie. Kontrole biznesowe a faktura ustrukturyzowana.

1. Faktura ustrukturyzowana u sprzedawcy:

- dokumentacja obrotu profesjonalnego i indywidualnego, nowy obieg dokumentów

- faktura wystawiona do paragonu

- faktura dla kontrahenta zagranicznego

- data wystawienia faktury ustrukturyzowanej a pole P 1 schemy FA (3)

- data wysyłki dokumentu do KSeF a stosowany kurs dla faktury - zmiana przepisów

- zasady wystawiania i wysyłania faktur i korygujących faktur ustrukturyzowanych: reguły i wyjątki, kontrole biznesowe przy fakturach

- obowiązek oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem QR umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur – kiedy?

- awaria systemu , niedostępność systemu – jak się zachować

- faktura korygująca a zasady korekty podatku należnego – co nas czeka po zmianach.

- likwidacja duplikatów ?

2. Faktura ustrukturyzowana u nabywcy – jak zorganizować obieg dokumentów; czy faktury na zakup przysporzą dużo więcej pracy?

- nowy obieg dokumentów – faktura widoczna tylko dla niektórych księgowych

- faktura od kontrahenta zagranicznego – co dalej?

- data otrzymania faktury ustrukturyzowanej i faktury korygującej, kontrole biznesowe przy fakturach zakupu,

- awaria systemu, niedostępność systemu – jak się zachować

- faktura korygująca a zasady korekty podatku naliczonego – co nas czeka po zmianach.

- likwidacja duplikatów ?

- faktura VAT RR po zmianie przepisów.

- nowe wymogi przy wykonywaniu komunikatów przelewu i przelewów bankowych (nr KSeF).

3. Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych oraz pozostałej dokumentacji podatkowej.
4. Zmiany na białej liście – informacja o obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych
5. Korzyści i zagrożenia przy stosowaniu e-Faktur. Zwrot w terminie 40 dni podstawowym terminem zwrotu.
6. Kary pieniężne za błędy w KSeF: jakie, dla kogo, od kiedy.

 Część IV. Przepisy prawne/ Omówienie najnowszych rozporządzeń

1. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych
2. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur
3. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
4. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie zmiany rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług.

Metody pracy:

Proces kształcenia na szkoleniu oparty jest o:

• zajęcia wykładowo-seminaryjne w formie online z ćwiczeniami praktycznymi (studia przypadków i ich analiza)
• stosowanie nowatorskich metod i technik nauczania, skoncentrowanych na kształtowaniu praktycznych umiejętności rozwiązywania problemów,
•  naukę własną słuchacza.

Efekty kształcenia

• Wiedza: Pozyskanie i doskonalenie  wiedzy w zakresie objętym programem  kursu
• Umiejętności: Kształtowanie umiejętności czytania tekstu prawnego ze zrozumieniem
• Kompetencje społeczne: Wykonywanie pracy zgodnie z zasadami etyki zawodowej

Warunki zaliczenia kursu
Formą zaliczenia szkolenia jest uczestniczenie w zajęciach. Po zaliczeniu szkolenia słuchacz otrzymuje zaświadczenie o ukończeniu szkolenia na podstawie § 22 ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 6 października 2023 roku w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych (Dz. U. poz. 2175).

Dorota Łabuda - absolwentka Wyższej Szkoły Pedagogicznej w Kielcach na kierunku pedagogika oraz Wyższej Szkoły Przedsiębiorczości i Administracji w Lublinie - studia podyplomowe na kierunku prawo podatkowe. Biegły sądowy z zakresu podatku od towarów i usług przy Sądach Okręgowych w Kielcach i Katowicach, były wieloletni pracownik administracji podatkowej w tym wyspecjalizowanego urzędu skarbowego, posiadający 25 letnie doświadczenie w zakresie prawa podatkowego (podatek od towarów i usług) i prawa proceduralnego (ordynacja podatkowa), Ma status trenera z ramienia Centrum Edukacji Zawodowej Resortu Finansów w zakresie podatku od towarów i usług oraz ordynacji podatkowej. Wieloletni wykładowca kursów i szkoleń, współpracujący między innymi z 16 oddziałami okręgowymi Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. Wykładowca Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Kielcach. Jako trener ceniona jest w szczególności za szeroką wiedzę teoretyczną podpartą wieloletnią praktyką urzędniczą, komunikatywność i łatwość nawiązywania kontaktu z uczestnikami.

Warunki płatności

1. Przesłanie formularza on-line stanowi zawarcie umowy wiążącej i jest jednocześnie zobowiązaniem do zapłaty.

2. Wpłaty w pełnej wysokości zamówienia należy dokonać (po otrzymaniu pisemnego potwierdzenia terminu szkolenia) przed jego rozpoczęciem. 

Przedpłaty w wysokości 100% prosimy kierować na numer konta:

Santander Bank: 34 1910 1048 4000 5885 1121 0001; tytułem: imię i nazwisko oraz nazwa szkolenia.

3. Faktura pro forma zostaje wystawiona na pisemną prośbę uczestnika, po wcześniejszym wypełnieniu i przesłaniu do organizatora oświadczenia.

4. Rezygnację (najpóźniej na 1 dzień roboczy przed terminem szkolenia) należy przesłać w formie pisemnej na adres szkolenia@krakow.skwp.pl

Za datę rezygnacji przyjmuje się termin wpłynięcia pisma do organizatora oraz otrzymania od niego potwierdzenia przyjęcia rezygnacji.

5. Brak uiszczenia wpłaty oraz nieobecność na szkoleniu nie są jednoznaczne z rezygnacją.